Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

ZoFiHel Rental Sp. z o.o.
ul. Dworcowa 18/45, 10-436 Olsztyn
NIP: 739-399-72-40 · REGON: 527952735 · KRS: 0001091757
Kontakt: kontakt@najemokazjonalny24.com

2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu?

2.1. Dane z formularza zamówienia

Zbieramy dane przekazane przez Klienta:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• numer PESEL — wyłącznie, gdy jest niezbędny do przygotowania dokumentu (np. w pakiecie z obsługą notarialną); usuwany po realizacji,
• obecny adres zamieszkania,
• informacje dotyczące celu najmu,
• dane do faktury — jeśli ją zaznaczono (nazwa firmy i NIP albo imię i nazwisko oraz adres nabywcy),
• dane do dostawy dokumentów (kod paczkomatu InPost albo dane i adres do wysyłki kurierskiej).

Cel przetwarzania:

• przygotowanie i przekazanie kompletu dokumentów do najmu okazjonalnego,
• wystawienie i przesłanie dokumentu sprzedaży (faktury lub rachunku),
• kontakt w sprawie realizacji zamówienia.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do skorzystania z Usługi.

2.2. Dane techniczne i operacyjne

W celu realizacji Usługi oraz zapewnienia jej bezpieczeństwa przetwarzamy:

• identyfikator zamówienia,
• datę i godzinę zamówienia,
• identyfikator płatności (Przelewy24 (PayPro S.A.)),
• zakres udzielonych zgód oraz wersję zaakceptowanego regulaminu,
• adres IP użytkownika,
• informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym (logi serwera).

3. Jak długo przechowujemy dane?

Stosujemy zasadę minimalizacji — przechowujemy tylko to, co konieczne, i przez najkrótszy możliwy czas:

• dane z dokumentu sprzedaży (faktura/rachunek: nabywca, NIP, adres, kwota, numer, identyfikator płatności): nie dłużej niż 5 lat (obowiązek podatkowy i księgowy),
• dane niezbędne do realizacji (m.in. cel najmu, numer telefonu, adres dostawy): przez okres realizacji oraz przedawnienia ewentualnych roszczeń, a następnie są usuwane lub anonimizowane,
• numer PESEL: usuwany niezwłocznie po przygotowaniu i przekazaniu dokumentów, chyba że jego dalsze przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• adres e-mail: na potrzeby kontaktu i jednorazowego przypomnienia o usłudze — do czasu wycofania zgody,
• logi serwera: nie dłużej niż 30 dni,
• kopie zapasowe: dane mogą pozostawać przez ograniczony czas w kopiach bezpieczeństwa systemów informatycznych — nie dłużej niż przez okres technicznie niezbędny do ich nadpisania.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzamy dane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy (realizacja Usługi),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne (m.in. podatkowe i księgowe),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora (bezpieczeństwo, obsługa reklamacji, dochodzenie lub obrona roszczeń),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda (jeśli została udzielona).

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

• Przelewy24 (PayPro S.A.) — operator płatności (odrębny administrator),
• notariuszom / kancelariom notarialnym — w zakresie niezbędnym do poświadczenia podpisu oraz czynności notarialnych (w pakietach z obsługą notarialną),
• InPost Sp. z o.o. — w zakresie niezbędnym do dostawy dokumentów (paczkomat lub kurier),
• dostawcy usług e-mail (Resend) oraz dostawcy hostingu — jako podmiotom przetwarzającym na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO).

Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych w celach marketingowych.

6. Transfer danych poza EOG

Co do zasady dane przetwarzamy na infrastrukturze w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Wyjątkiem jest wysyłka wiadomości e-mail (w tym dokumentów w załączniku), którą realizujemy za pośrednictwem dostawcy Resend (Resend, Inc. z siedzibą w USA).

W tym zakresie dane mogą być przekazywane do USA na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, tj. standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz w oparciu o ramy ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework).

7. Twoje prawa (RODO)

Masz prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu,
• przenoszenia danych,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kontakt w sprawie danych: kontakt@najemokazjonalny24.com.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy m.in.:

• szyfrowanie HTTPS/SSL,
• ograniczony dostęp do danych,
• przechowywanie danych na serwerach w UE,
• maskowanie danych w logach.

9. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego działania, a za zgodą użytkownika również cookies analityczne i marketingowe. Zgodę wyrażasz w banerze cookies przy pierwszej wizycie i możesz ją w każdej chwili zmienić lub wycofać przez „Ustawienia cookies" w stopce. Używamy m.in.:

• lang — zapamiętanie wybranej wersji językowej strony (polski, angielski, ukraiński),
• cookie sesyjne — utrzymanie sesji i bezpieczeństwo procesu zamówienia,
• admin-token — wyłącznie dla panelu administracyjnego serwisu (niedostępny dla klientów),
• cookies analityczne (np. Google Analytics) — wyłącznie po wyrażeniu zgody; pomagają mierzyć ruch i ulepszać serwis,
• cookies marketingowe (np. Meta, Google Ads) — wyłącznie po wyrażeniu zgody; pozwalają mierzyć skuteczność reklam.

Niezależnie od powyższego Serwis korzysta z narzędzia analityki ruchu Umami (self-hosted). Jest to rozwiązanie prywatnościowe: nie zapisuje plików cookies, nie profiluje użytkowników i nie gromadzi danych osobowych — adres IP nie jest przechowywany, a statystyki są w pełni zanonimizowane i zbiorcze. Z uwagi na anonimowy charakter narzędzie to nie wymaga zgody i działa na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na pomiarze oglądalności i ulepszaniu Serwisu.

10. Charakter usługi (zastrzeżenie)

Serwis najemokazjonalny24.com dostarcza komplet dokumentów do najmu okazjonalnego na podstawie danych przekazanych przez użytkownika. Administrator nie weryfikuje poprawności ani kompletności tych danych. Korzystanie z Serwisu nie stanowi świadczenia pomocy prawnej. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za poprawność danych oraz sposób wykorzystania otrzymanych dokumentów.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Serwis nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO ani profilowania użytkowników. Decyzję o wykorzystaniu otrzymanych dokumentów podejmuje samodzielnie użytkownik.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może zmieniać niniejszą Politykę Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja jest każdorazowo publikowana w Serwisie wraz z datą i numerem wersji.